Seminario/capacitación de Secretaría en Powerpoint

La importancia del cargo

“Gran parte del funcionamiento eficiente de la iglesia depende de la obra del secretario. Debido a las funciones importantes y especializadas de este puesto, es sabio elegir a alguien que pueda ser reelegido por repetidos períodos, con el fin de dar continuidad al mantenimiento de los registros y a la información.”

(Manual de Iglesia p.79)

CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO

• Temeroso de Dios
• Buena reputación
• Estar lleno del Espíritu Santo
• Ser sabio en las decisiones
• Tener buen testimonio

CUATRO ACTIVIDADES BÁSICAS DESARROLLADAS POR LA SECRETARÍA

Administrar

Administrar, es una prerrogativa inherente de su actividad. Como secretario de la Junta Directiva y de las decisiones de la Reunión Administrativa de la Iglesia, no sólo comunica los acuerdos sino, que vela para que éstos se cumplan.

Registrar

Registrar tiene dos propósitos:

• 1.Registrar claramente las decisiones tomadas por las Juntas y las reuniones, para ser comunicadas a las personas involucradas.
• 2.Conservar esos registros archivados para el futuro, como historia de la iglesia.

Conservar

• El secretario es responsable por el trabajo de conservación de los miembros.
• Debe ser una persona comprometida con los miembros.
• Debe estar atento del paradero de los miembros.
• Debe informar al pastor o anciano de los miembros que se ausentan.

Informar

El secretario tiene la responsabilidad de informar de las decisiones tomadas:

• 1.Comunicar el horario, fecha y lugar de las juntas
• 2.Informar a la iglesia el movimiento de miembros y las estadísticas
• 3.Informar a la persona que su caso será estudiado por la junta
• 4.Informar al miembro que su carta de traslado fue votada
• 5.A la Asociación/Misión sobre miembros con paradero desconocido
• 6.A la Asociación/Misión por medio de los informes, el movimiento de miembros.
• 7.A la Junta Directiva de la iglesia los nombres de los miembros para ser visitados.
• 8.A la junta de iglesia cuando un miembros haya terminado su periodo de censura
• 9.Al miembro de iglesia cuando termina la disciplina

ACTITUDES Y HÁBITOS DE UN SECRETARIO RESPONSABLE

• 1.Asiste a todas las reuniones que están relacionadas con su área
• 2.Conoce a todos los miembros de iglesia por el nombre y saben donde viven
• 3.Utiliza equilibradamente el sigilo en su trabajo
• 4.Procura actuar con diplomacia en el desempeño de sus funciones
• 5.Asiste a los cursos de perfeccionamiento y actualización de Secretaría promovidos por la Asociación/Misión
• 6.Participa de la recepción de los miembros, para conocerlos mejor
• 7.Presenta los nuevos miembros a los oficiales y los ayuda a crear un círculo de amistad en la iglesia
• 8.Es organizado: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
• 9.Es celoso de los registros de la Secretaría y no descarta o destruye «documentos»
• 10.Sabe trabajar en equipo
• 11.Promotor de la unidad y programas de la iglesia
• 12.Es puntual y servicial

PREPARACIÓN AGENDA

1. El Secretario organiza la Agenda para la Junta de Iglesia.
2. Si se estima pertinente se puede pedir informe a los Directores de Departamentos.
3. El primer punto que debe incluirse es la Acción Misionera de la Iglesia. Deben dedicarle todo el tiempo que sea necesario. (Manual de Iglesia, pág. 93)
4. Luego se debe incluir todos los puntos administrativos.
5. No existe administrativamente la votación del acta anterior, porque cada punto ya fue analizado y votado, además debe ser entregada una copia del acta a cada miembro de junta.
6. Se deben registrar todos los miembros presentes en la Junta, incluso los que llegan tarde.
7. En el acta se registra solamente los votos, y no los comentarios o discusión. El acta es la constancia
   oficial de lo acordado en la Junta.
8. Los votos deben estar redactados de tal manera que reflejen en forma exacta lo decidido por la Junta.
9. Los votos deben ser claros, concisos y completos

Material preparado por la Asociación Metropolitana de Panamá